2001年11月，这一设想通过中国科学工程院的69名院士联名发起倡议书而转化成正式行动。在专家出示的一份《发起建设“华夏文化标志城”的倡议书》和院士签名复印件上。记者看到，部分院士字迹比较潦草。这也证实了在“中华文化标志城”官方网站上出现的倡议书的一些院士名字为何会出现误差，如将名字中的“钊”误打为“健”，“容”误为“荣”，“葛”误为“万”。不过这位专家强调，院士们只是在这份倡议书上签了名，大多数人并未参与日后的项目。

专家说，在“华夏文化工程纽带组委会”专家委员会考察团到国内几个地方多次考察和深入论证之后，决定将该项目落在山东济宁。2002年，担任华夏文化工程纽带组委会领导职务的全国政协副主席周铁农与十多位部级领导干部，给钱其琛同志写信请求支持，国务院领导同志对这一创意表示了肯定。2004年1月29日，全国人大副委员长许嘉璐等12位华夏文化工程纽带组委会的领导同志和专家给中共中央总书记胡锦涛写信，阐述了这一设想。

在山东“中华文化标志城”官方网站提供的资料中，记者看到了中央领导人批示的详细介绍：

2004年3月14日下午，十届全国人大二次会议宣布闭幕后，胡锦涛总书记在主席台上找到全国人大常委会副委员长、民进中央主席许嘉璐，说：您送的材料我已经看到了，建设“中华文化标志城”这件事是一件好事，我已经安排文化部了解有关情况，特别是了解当地(指济宁)还有什么标志性的文化资源，具体怎么办要等文化部家正同志了解了有关情况后再定。

2004年3月22日，胡锦涛总书记在报告上指出，“弘扬中华民族优秀传统文化是一件具有深远历史意义的大事，有关工程建设，应着眼长远，统筹规划，量力而行，精心实施。”同时批示有关部门协助山东搞好科学论证。

2004年3月22日，温家宝总理也在报告上作出批示，请发改委、文化部、建设部协助地方搞好科学论证。

此后，国家相关部门积极协助山东省做好“中华文化标志城”项目的前期论证和调研，国家发改委并于2007年10月22日正式下发了关于“中华文化标志城”项目的有关意见。

“"中华文化标志城"是一项系统的、需要分期建设实施的工程项目，山东省官员应该严格遵循中央的精神和国家发改委的意见，量力而行，稳妥有序的推进项目，不要去盲目拔高，炒作概念，制造争议。”这位专家指出，“通过这项工程增强民族文化的凝集力，带动一个民族的文化自觉和文化复兴，这才是建设"中华文化标志城"肩负的重要使命。”